Con la circolare del 29 marzo 2007 il Ministero del lavoro ha spiegato le novità introdotte dalla Legge Finanziaria 2007 in tema di sanzioni amministrative collegate all'irregolare tenuta dei libri obbligatori.

Tutti i soggetti obbligati ad osservare le norme assicurative contro gli infortuni sul lavoro devono istituire, compilare e tenere la conservazione dei libri matricola e paga; sono invece esclusi i datori di lavoro titolari di aziende individuali artigiane, i soci e i familiari coadiuvanti di impresa artigiana, i soggetti che si avvalgono dell'elaborazione e conservazione dei dati su supporti informatici, le imprese italiane per i lavoratori italiani operanti presso sedi ubicate all'estero, le pubbliche amministrazioni che provvedono alle prescritte registrazioni con fogli o ruoli paga.

Si ricorda che nel libro matricola si documenta l'esistenza del rapporto di lavoro agli enti assicurativi e previdenziali; mentre il libro paga deve contenere tutti gli elementi componenti la retribuzione corrisposta ai lavoratori, le trattenute oprate e l'importo dell'Anf eventualmente erogato.

Ancora, si precisa che i libri vanno conservati sul luogo di lavoro e non devono essere rimossi nemmeno temporaneamente.

Nel caso in cui l'azienda è distinta in più unità produttive o quando l'attività è caratterizzata da breve durata, l'impresa dovrà conservare presso ogni luogo in cui si eseguono i lavori una copia conforme all'originale di ciascuno dei due libri, fermo l'obbligo di custodire l'originale presso la sede legale o presso lo studio del consulente del lavoro eventualmente incaricato.

La dichiarazione di conformità può essere effettuata anche dal professionista collaboratore del datore di lavoro; se invece è il datore di lavoro che gestisce personalmente o tramite propri addetti il personale aziendale, la conformità all'originale delle eventuali copie dei libri potrà dichiararsi dallo stesso datore di lavoro.

Infine, la tenuta dei libri in parola può avvenire utilizzando il tradizionale sistema a libro o, alternativamente, con dei fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica o con sistemi elettronici, magnetici o informatici.  

Italia Oggi 7 - 8 aprile 2007, pag. 14 - Libri paga e matricola sotto la lente - Vitantonio Lippolis